In het digitale tijdperk vragen veel mensen zich af of ze hun officiële documenten, zoals facturen en bankafschriften, digitaal mogen bewaren in plaats van in papieren vorm. Het antwoord hierop is ja, maar er zijn enkele belangrijke regels en voorwaarden waaraan je moet voldoen. In deze blogpost gaan we dieper in op de wettelijke vereisten en best practices voor het digitaal bewaren van officiële documenten in België.
Wettelijke Basis voor Digitale Archivering
De Belgische wetgeving staat toe dat officiële documenten digitaal worden bewaard, mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. De digitale versies van documenten moeten dezelfde juridische waarde hebben als de papieren originelen. Dit betekent dat de digitale kopieën:
- Authentiek moeten zijn
- Onveranderbaar moeten worden bewaard
- Toegankelijk moeten blijven gedurende de volledige bewaartermijn
Voorwaarden voor Digitale Bewaring
Om ervoor te zorgen dat digitale documenten aan deze voorwaarden voldoen, moet je rekening houden met de volgende aspecten:
Authenticiteit en Integriteit
Documenten moeten worden opgeslagen in een formaat dat niet gemakkelijk kan worden gewijzigd. PDF-documenten zijn hiervoor de voor de hand liggende keuze. PDF-documenten worden algemeen als niet veranderbaar beschouwd.
Voor contracten of gelijkaardige documenten kan je een elektronische handtekening of een digitale tijdstempel te gebruiken om de authenticiteit en integriteit van het documenten te bevestigen.
Bewaarplaats
Digitale documenten moeten worden opgeslagen op een betrouwbare en veilige locatie, zoals een gecertificeerde cloudopslagdienst of een beveiligde server.
Kies je voor opslag op je eigen server, dan is het erg belangrijk om regelmatig back-ups te maken. Bewaar deze op verschillende locaties op om gegevensverlies te voorkomen.
Toegankelijkheid
Documenten moeten gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk blijven gedurende de gehele bewaartermijn.
Zorg ervoor dat de documentbeheeroplossing die je gebruikt, voldoet aan de wettelijke eisen en dat je de documenten snel kunt terugvinden wanneer nodig.